Formulario Monografías

Esta sección se destina a las monografías impresas, las presentes en formato papel y electrónico, o sólo electrónico, se ingresan en recursos electrónicos.
Se consignan los datos de volúmenes totales y, títulos y volúmenes por tipo de documento (libros, tesis y otras monografías) de los materiales procesados e informatizados, es decir susceptibles de identificación y localización a través del catálogo.
Se presentan además otros dos campos, uno para indicar los volúmenes de materiales que se piensan incluir en la colección pero aún no se han informatizado (volúmenes sin informatizar); y otro para indicar aquellos materiales separados de la circulación y dados de baja en el catálogo (volúmenes no disponibles).
La cantidad de títulos se corresponde, generalmente, con el número de registros de la base de datos. Para discriminar títulos por tipo de documento realice búsquedas por tipo (libros, tesis, etc.) siendo la cantidad de registros recuperados la cantidad de títulos.
La cantidad de volúmenes corresponde a la cantidad de ejemplares. Para obtener este dato use alguno de los siguientes métodos:

- el registro de inventario, aunque este dato es poco confiable considerando que existen materiales inventariados que quizá ya no están disponibles (pérdidas de material, bajas por deterioro, etc.)

- calcule un promedio de monografías por estante de igual tamaño y multiplíquelo por el número de estantes. SCONUL recomienda la siguiente estimación: 1 metro lineal de estantería = 36 volúmenes monográficos.

- realice un muestreo sobre los registros de la base de datos para estimar una tasa media de ejemplares por título, y luego multiplique dicha tasa por la cantidad de títulos.

Y para obtener los volúmenes por tipo de material utilice alguno de estos métodos:

- genere un listado de inventarios clasificado por tipo de material, y luego realice el recuento de los mismos.

- si los materiales se hallan en colecciones separadas calcule un promedio de monografías por estante de igual tamaño, y multiplíquelo por el número de estantes.

- realice búsquedas por tipo de documentos (libros, tesis, etc.) y sobre muestras de los registros recuperados estime una tasa media de ejemplares por título. Luego multiplique dicha tasa por la cantidad de títulos presentes en cada tipo de documento (recuerde que la cantidad de títulos se corresponde con la cantidad de registros recuperados).

- utilice los utilitarios C-ISIS (MX) para obtener la cantidad de ejemplares por tipo de material.

En comentarios especifique los métodos usados en la determinación de la cantidad de títulos y volúmenes, causas por las cuales se sacaron materiales de la circulación y otros aspectos que considere pertinentes.

En la NISO Z39.7, se define:

- a un título como “the designation of a separate bibliographic whole, whether issued in one or several volumes, reels, discs, slides, or other parts. Titles are defined according to the Anglo-American Cataloging Rules (see Bibliography). A book or serial title may be distinguished from other such titles by its unique International Standard Book Number (ISBN) or International Standard Serial Number (ISSN). This definition applies equally to print, audiovisual, and other library materials. For unpublished works, the term is used to designate a manuscript collection or an archival record series. Two subscriptions to Science magazine, for example, are counted as one title. When vertical file materials are counted, a file folder is considered a title”.

- y a un volumen como “A single physical unit of any printed, typewritten, handwritten, mimeographed, or processed work, distinguished from other units by a separate binding, encasement, portfolio, or other clear distinction, which has been cataloged, classified, and made ready for use, and which is typically the unit used to charge circulation transactions. Either a serial volume is bound, or it comprises the serial issues that would be bound together if the library bound all serials”.